Firma elettronica in agenzia: cosa si può firmare da remoto
Dal telefono del cliente si può firmare molto, ma non tutto. Dipende dal tipo di firma e dal documento: per alcuni atti la legge richiede la forma scritta, e su un documento informatico solo alcune firme la garantiscono.
In breve
- Informativa privacy e foglio visita: basta una firma elettronica semplice, se è ben tracciata.
- Incarico di mediazione: la legge non richiede la forma scritta a pena di nullità, ma con una firma elettronica semplice il suo valore come prova lo valuta il giudice.
- Proposta d'acquisto e preliminare: serve la forma scritta. Da remoto, la strada sicura è la firma digitale o qualificata; con una firma semplice, no.
Le quattro firme elettroniche
Il regolamento europeo eIDAS e il Codice dell'amministrazione digitale (CAD) distinguono quattro livelli.
- Semplice: qualunque dato elettronico usato per firmare. Un clic su «Firma» dopo aver aperto un link personale, un codice ricevuto via SMS, una firma tracciata col dito sullo schermo.
- Avanzata: collegata in modo univoco a chi firma, sotto il suo controllo esclusivo, e in grado di rivelare se il documento è stato modificato dopo la firma.
- Qualificata: una firma avanzata creata con un dispositivo qualificato e basata su un certificato qualificato.
- Digitale: in Italia, la firma qualificata basata su un sistema di chiavi crittografiche, quella della chiavetta o del servizio di firma remota del tuo fornitore.
Cosa vale una firma semplice
Il regolamento eIDAS (art. 25) dice che a una firma elettronica non si possono negare effetti giuridici solo perché è elettronica. Il CAD (art. 20, comma 1-bis) aggiunge che, quando la firma non è avanzata, qualificata o digitale, l'idoneità del documento a soddisfare la forma scritta e il suo valore come prova sono liberamente valutabili in giudizio, in relazione alle sue caratteristiche di sicurezza, integrità e immodificabilità.
In pratica: una firma semplice vale quanto riesci a dimostrare. Per questo conta come viene raccolta: chi ha firmato, quando, da dove, su quale documento, e la prova che il documento non è stato modificato dopo.
Documento per documento
Informativa privacy
Il GDPR chiede di fornire l'informativa (art. 13) e, quando il trattamento si basa sul consenso, di saper dimostrare che il consenso c'è (art. 7). Qui la firma serve soprattutto a provare che l'informativa è stata consegnata e letta, e una firma elettronica semplice ben tracciata è sufficiente.
Foglio visita
Nessuna legge impone una forma al foglio visita. È una prova: attesta che quella persona ha visto quell'immobile tramite l'agenzia, in quel giorno. Anche qui la firma semplice va bene, e conta quanto è solida la tracciatura. Leggi la guida sul foglio visita.
Incarico di mediazione
L'incarico non è fra i contratti che il codice civile vuole scritti a pena di nullità (art. 1350). È però un contratto su modulo, spesso in esclusiva, con penale e scadenze, e se il cliente lo contesta il peso di una firma elettronica semplice lo valuta il giudice. Chi vuole andare sul sicuro lo fa firmare a mano o con firma digitale; chi sceglie la firma a distanza lo fa sapendo questo.
Proposta d'acquisto e preliminare
La compravendita di un immobile richiede la forma scritta a pena di nullità (art. 1350 c.c.) e il preliminare la stessa forma del contratto definitivo (art. 1351 c.c.). Una proposta d'acquisto, una volta accettata, può già valere come preliminare.
Su un documento informatico, per gli atti dell'art. 1350 il CAD chiede la firma elettronica qualificata o la firma digitale (art. 21, comma 2-bis). Per il preliminare c'è chi ritiene sufficiente la firma avanzata, ma non ci sono sentenze che lo confermino. La strada che non lascia dubbi è la firma digitale o qualificata, oppure quella a penna. Con una firma elettronica semplice, no.
Cosa deve restare di una firma a distanza
- Il documento esatto che è stato firmato, con la sua impronta, che dopo la firma non cambia più.
- La data e l'ora, in ora italiana.
- L'indirizzo IP da cui si è firmato, letto dal server e non dichiarato dal browser.
- Il recapito a cui è arrivato il link o il codice.
- Una copia del documento firmato per chi ha firmato.
Come lo fa Vesta
In Vesta privacy e foglio visita si firmano col link personale via email; l'incarico e gli altri moduli con un codice via SMS per ogni firmatario; in presenza sul dispositivo dell'agente; o su carta. Vesta conserva data e ora italiane, IP, recapito e documento bloccato, e invia la copia firmata. Al momento della firma indica che si tratta di una firma elettronica semplice.
Fonti
- Regolamento (UE) n. 910/2014 (eIDAS), artt. 3, 25 e 26: EUR-Lex.
- D.Lgs. 82/2005 (CAD), art. 20 comma 1-bis e art. 21 comma 2-bis: Brocardi, art. 21.
- Codice civile, artt. 1350 e 1351.
- «Il valore probatorio del documento informatico», Agenda Digitale, 15 luglio 2020: agendadigitale.eu.
- «Firma elettronica avanzata e registrazione dei contratti», Agenda Digitale, 4 maggio 2021, sulla risoluzione 23/E dell'Agenzia delle Entrate: agendadigitale.eu.
- FIMAA Milano, «Firme elettroniche e digitali»: fimaamilano.it.
- Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR), artt. 7 e 13: EUR-Lex.
Questa guida spiega le regole generali e non sostituisce il parere di un avvocato sul tuo caso.